Faktury od Allegro w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) – najczęściej zadawane pytania

Od 1 lutego 2026 wszystkie swoje faktury od nas znajdziesz w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Wizualizację faktury w pliku pdf udostępniamy Ci również w zakładce Faktury.

1. Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
2. Czy faktury wystawiane przez Allegro w KSeF wyglądają tak jak do tej pory?
3. Jaka jest data wystawienia faktury?
4. Czy zmienił się termin płatności?
5. Czy noty korygujące nadal funkcjonują?
6. Czy noty obciążeniowe również wystawicie przez KSeF?
7. Czym jest wizualizacja faktury z KSeF?
8. Jaką fakturę dostanę, jeśli prowadzę działalność nierejestrowaną?
9. Czy dostanę duplikat faktury?
10. Czy w określonych przypadkach dostanę korektę faktury i jak to będzie wyglądać?
11. Czy dostanę fakturę na żądanie?
12. Jak długo faktura będzie przechowywana na Allegro, a jak długo w KSeF?
13. Czy dostanę fakturę w przypadku niedostępności KSeF?
    
    

1. Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

To rozwiązanie Ministerstwa Finansów, dzięki któremu przedsiębiorcy mogą wystawiać, odbierać i przechowywać faktury ustrukturyzowane. Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich polskich podatników VAT:

• od 1 lutego dla dużych przedsiębiorstw – czyli takich, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT)
• od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych przedsiębiorców.

2. Czy faktury wystawiane przez Allegro w KSeF wyglądają tak jak do tej pory?

Nie, nasze faktury zmieniły wygląd. Na fakturze zobaczysz elementy, których dotąd na niej nie było:

• logo Krajowego Systemu e-Faktur – zamiast logo Allegro
• kod QR i odnośnik do faktury w KSeF – wystarczy, że zeskanujesz kod QR lub klikniesz odnośnik do faktury, aby łatwo dotrzeć do niej bezpośrednio w systemie
• data wystawienia faktury – dotąd był to ostatni dzień miesiąca. Od lutego na fakturze zobaczysz datę wystawienia z początku kolejnego miesiąca.

3. Jaka jest data wystawienia faktury?

Od 1 lutego 2026 na fakturze zobaczysz datę wystawienia z początku miesiąca, który następuje po wykonaniu usługi. Wcześniej datą wystawienia faktury był zawsze ostatni dzień miesiąca.

Przykładowo: na fakturze za usługi wykonane w styczniu, data wystawienia dokumentu to:

• kiedyś: 31 stycznia
• dziś: jeden z pierwszych dni lutego.

4. Czy zmienił się termin płatności?

Nie. Termin płatności pozostaje bez zmian. To nadal 14 dzień miesiąca, który następuje po miesiącu wykonania usługi. Wyjątkiem będą faktury, na których w polu Razem kwota do zapłaty widnieje 0,00 zł. Na takich dokumentach nie pokażemy już terminu i formy płatności.

5. Czy noty korygujące nadal funkcjonują?

Nie. Od 1 lutego 2026 noty korygujące przestają istnieć. Jeśli zauważysz błąd na fakturze, na przykład w nazwie swojej firmy lub jej adresie, zgłoś nam to. Poprawimy dane za pomocą faktury korygującej – dokumentu, który zastąpi notę korygującą. Dokument ten również prześlemy do KSeF.

6. Czy noty obciążeniowe również wystawicie przez KSeF?

Nie. Tak zwane noty obciążeniowe, czyli dokumenty dotyczące obciążeń, które pozostają poza zakresem VAT, będziemy wystawiać tak jak do tej pory – nie trafią one do KSeF.

7. Czym jest wizualizacja faktury z KSeF?

To graficzne odzwierciedlenie faktury w postaci pliku pdf. Umożliwia on wyświetlanie faktury w przejrzysty i czytelny sposób. Wizualizację faktury udostępniamy obowiązkowo:

• firmom zagranicznym, które nie mają polskiego NIP-u i nie są objęte obowiązkiem korzystania z KSeF
• nabywcom, którymi są osoby fizyczne.

Aby zachować spójność, zdecydowaliśmy, że wizualizację będziemy udostępniać wszystkim sprzedającym bez wyjątku – dlatego udostępnimy ją również polskim przedsiębiorcom, dla których KSeF jest obligatoryjny.

Wizualizację swojej faktury znajdziesz w zakładce Faktury.

8. Jaką fakturę dostanę, jeśli prowadzę działalność nierejestrowaną?

W takim przypadku także wystawimy Ci fakturę w KSeF. W zakładce Faktury znajdziesz wizualizację tej faktury wraz z kodem QR i numerem identyfikującym fakturę w KSeF.

9. Czy dostanę duplikat faktury?

Nie. W przypadku faktur wystawionych w KSeF, podobnie jak w przypadku e-faktur, nie ma potrzeby wystawiania duplikatów. Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat i przez cały ten czas masz do nich dostęp. W każdej chwili możesz ponownie pobrać fakturę w formie oryginalnego pliku xml lub jej wizualizację.

10. Czy w określonych przypadkach dostanę korektę faktury i jak to będzie wyglądać?

Faktury korygujące będziemy wystawiać niezmiennie w sytuacji, gdy konieczna będzie aktualizacja rozliczeń z faktury pierwotnej. Dodatkowo, od 1 lutego 2026, za pomocą faktury korygującej poprawimy błędne dane, takie jak adres czy nazwa firmy.

11. Czy dostanę fakturę na żądanie?

Tak, w określonych przypadkach. Faktury na żądanie nadal będziemy wystawiać do 3 miesięcy wstecz.

12. Jak długo faktura będzie przechowywana na Allegro, a jak długo w KSeF?

W KSeF faktura będzie przechowywana przez 10 lat. Na Allegro w zakładce Faktury – 7 lat.

13. Czy dostanę fakturę jeśli KSeF będzie niedostępny?

System może być niedostępny z różnych powodów i przez różną długość czasu. Ustawodawca przewidział takie sytuacje i przygotował odpowiednie procedury na wypadek różnych zdarzeń.

Jeśli KSeF będzie niedostępny z powodu awarii, wystawimy fakturę w tak zwanym trybie awaryjnym:

• Dokument wystawimy w trybie awaryjnym i udostępnimy Ci bezpośrednio w zakładce Faktury.
• Taka faktura dostanie specjalny kod QR i unikalny certyfikat.
• Gdy system znów będzie działać, przekażemy fakturę do KSeF w ciągu 7 dni roboczych, aby system nadał jej numer KSeF.